Responsabile esterno del trattamento dati in base al GDPR

Chi è il responsabile esterno del trattamento?

Il responsabile esterno del trattamento è una persona o un’entità che tratta dati personali per conto di un titolare del trattamento.
Questo ruolo è definito dall’articolo 28 del GDPR, che stabilisce chiare linee guida su come deve avvenire la nomina e quali obblighi deve rispettare. Fondamentalmente, senza una nomina per iscritto, non esiste un responsabile esterno legittimo.

Secondo il GDPR, è imprescindibile che ci sia un contratto o un atto di nomina tra il titolare del trattamento e il responsabile esterno. Questa formalità non è solo una questione burocratica, ma una garanzia per entrambe le parti. Senza di essa, il titolare del trattamento si espone a sanzioni e rischi legati alla gestione dei dati.

I requisiti del GDPR per la nomina

L’articolo 28, punto 3, del GDPR delinea chiaramente otto requisiti che devono essere presenti nel contratto o nell’atto di nomina. Questi requisiti servono a garantire che il responsabile esterno gestisca i dati in modo sicuro e conforme alle normative. Ecco un riepilogo dei punti principali:

1. Istruzioni documentate: il responsabile esterno deve trattare i dati solo su istruzione documentata dal titolare, a meno che non ci siano requisiti legali contrapposti.

2. Obbligo di riservatezza: le persone autorizzate al trattamento devono essere vincolate da un obbligo di riservatezza.

3. Misure di sicurezza: il responsabile deve adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati.

4. Catena di responsabilità: se il responsabile esterno ingaggia sub-responsabili, deve informare il titolare e stabilire come vengono gestiti.

5. Gestione dei diritti degli interessati: il contratto deve prevedere come rispondere alle richieste degli interessati riguardo ai loro dati.

6. Assistenza in caso di violazioni: il responsabile deve essere in grado di assistere il titolare in caso di violazione dei dati.

7. Modalità di restituzione e cancellazione: devono essere definite le modalità di restituzione o cancellazione dei dati al termine del contratto.

8. Obbligo di fornire informazioni: il responsabile deve fornire al titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi.

Garanzie da richiedere al responsabile esterno

Quando si sceglie un responsabile esterno, è cruciale assicurarsi che abbia le garanzie necessarie per gestire i dati in modo sicuro.
Queste garanzie non solo proteggono i dati, ma anche la reputazione e la responsabilità legale del titolare del trattamento. Tra le misure che un responsabile deve dimostrare di adottare, ci sono:

• Formazione del personale: assicurarsi che tutto il personale autorizzato al trattamento sia formato sui principi di protezione dei dati e sulla riservatezza.

• Audit e controlli: stabilire procedure per audit regolari e controlli interni che verifichino il rispetto delle normative.

• Gestione dei sub-responsabili: avere un piano chiaro su come gestire eventuali sub-responsabili, garantendo che anch’essi rispettino le stesse norme di sicurezza.

È importante notare che, secondo il GDPR, la responsabilità del trattamento dei dati ricade sul responsabile, anche nel caso in cui ricorra a sub-responsabili. Questo significa che il titolare del trattamento deve avere fiducia nella capacità del responsabile di gestire correttamente anche i sub-responsabili. La catena di controllo deve essere chiara e trasparente, e il titolare deve essere informato di ogni passaggio e cambiamento.

Verifica periodica del responsabile esterno

Una volta che hai nominato un responsabile esterno del trattamento dei dati, il lavoro non finisce qui.
È fondamentale effettuare verifiche periodiche per assicurarsi che il responsabile continui a rispettare gli obblighi previsti. Non esiste una regola fissa su quanto spesso debbano avvenire queste verifiche, ma è buona prassi stabilire un calendario che può variare da annuale a mensile, a seconda della sensibilità dei dati trattati e della situazione specifica.

La figura del responsabile esterno del trattamento dati è essenziale per garantire la sicurezza dei dati personali. La nomina deve avvenire in modo formale, con un contratto che soddisfi tutti i requisiti del GDPR.
È responsabilità del titolare del trattamento non solo scegliere con cura il proprio responsabile, ma anche monitorarne costantemente le attività.

Per evitare sanzioni e garantire una gestione conforme e sicura dei dati, è fondamentale seguire le linee guida e i requisiti previsti dalla legge. Ricorda che la protezione dei dati non è solo un obbligo normativo, ma un dovere etico verso i tuoi clienti e utenti. Investire tempo e risorse nella gestione del responsabile esterno del trattamento significa proteggere non solo i dati, ma anche la fiducia che i tuoi clienti ripongono nella tua azienda.