Configurazione di un flusso di lavoro automatizzato tra Microsoft Forms ed Excel tramite Power Automate

Introduzione

Questa guida illustra il processo di configurazione di un flusso di lavoro automatizzato tra Microsoft Forms ed Excel tramite Power Automate. Il flusso di lavoro potrebbe aggiungere automaticamente i dati delle risposte Forms al file di Excel predefinito.

Prerequisiti

Prima di iniziare, assicurarsi di disporre di quanto segue:

• Un account Microsoft 365 con accesso a Microsoft Forms ed Excel (controllare la descrizione del servizio Microsoft 365)

• Accesso a Power Automate (controllare le licenze di Power Automate per le licenze con seeding di Power Automate per l’account Microsoft 365)

Guida dettagliata

1. Creare il modulo Microsoft

Per iniziare, è necessario un modulo Microsoft che raccoglie i dati da automatizzare. Attieniti a questa procedura:

• Accedi al tuo account Microsoft 365 e passa a Microsoft Forms.

• Creare una maschera e progettare il modulo aggiungendo domande e configurando in base alle esigenze.

2. Configurare il foglio di calcolo di Excel

Preparare quindi un foglio di calcolo di Excel per archiviare i dati raccolti dal modulo:

• Aprire Excel e creare una nuova cartella di lavoro o usare una cartella di lavoro esistente.

• Etichettare le colonne in modo che corrispondano ai campi in Microsoft Form. Ad esempio, se il modulo raccoglie nomi e indirizzi di posta elettronica, le colonne potrebbero essere etichettate come “Nome” e “Email”.

Se al modulo è già collegato un file di Excel (tramite “Apri risultato in Excel” da Forms pagina dei risultati), le colonne verranno create automaticamente. È possibile modificare le colonne in base alle esigenze.

3. Creare un nuovo flusso in Power Automate

Verrà creato un flusso in Power Automate per collegare il modulo al foglio di calcolo di Excel:

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• Selezionare “Flusso cloud automatizzato” e assegnare un nome al flusso (ad esempio, “Modulo per l’automazione di Excel”).

• In “Scegli il trigger del flusso”, cerca e seleziona “Microsoft Forms”.

• Selezionare “Quando viene inviata una nuova risposta” come trigger.

4. Configurare il trigger

Successivamente, si configurerà il trigger per specificare quali risposte del modulo devono attivare il flusso:

5. Aggiungere un’azione per ottenere le risposte del modulo

Dopo aver configurato il trigger, aggiungere un’azione per recuperare le risposte del modulo:

6. Aggiungere un’azione per popolare il foglio di calcolo di Excel

A questo scopo, è necessario configurare un’azione per scrivere le risposte del modulo nel foglio di calcolo di Excel:

• Scegliere il percorso del file di Excel (OneDrive o SharePoint), selezionare la raccolta documenti e passare al file creato in precedenza.

• Scegliere la tabella all’interno del foglio di calcolo in cui inserire i dati del modulo.

7. Testare il flusso

Prima di finalizzare, è fondamentale testare il flusso per assicurarsi che funzioni correttamente:

• Invia una risposta di test al tuo modulo Microsoft.

• Passare a Power Automate e controllare la cronologia del flusso per verificare se l’esecuzione è riuscita.

Suggerimenti per la risoluzione dei problemi

Se si verificano problemi, prendi in considerazione questi passaggi per la risoluzione dei problemi:

• Verificare che tutte le connessioni (Microsoft Forms, Excel e Power Automate) siano autenticate e dispongano delle autorizzazioni necessarie.

• Verificare che la tabella di Excel sia stata formattata come tabella (usare “Formatta come tabella” in Excel).

• Esaminare il mapping del contenuto dinamico per assicurarsi che tutti i campi siano allineati correttamente.

• Verificare che il file di Excel non abbia una connessione di sincronizzazione dei dati aggiuntiva per evitare dati duplicati.