Nuove Regole Per Le Spese Di Trasferta: Tracciabilità E Pagamenti Fuori Dal Comune – Studio Pizzano

La legge di bilancio 2025 ha introdotto l’obbligo di tracciabilità per i rimborsi delle trasferte, con l’obiettivo di chiarire quali costi possano essere esclusi dalla retribuzione dei lavoratori e quali, invece, debbano essere tassati. Un aspetto importante è che non conta chi sia il titolare della carta di pagamento, purché l’operazione risulti sempre tracciabile e riconducibile allo scopo lavorativo. Questa evoluzione nasce per ridurre l’uso del contante e per rendere più chiaro come e quando i costi di vitto, alloggio e trasporto vengano sottratti alla base imponibile dei dipendenti. Vediamo nel dettaglio che cosa cambia e come orientarsi tra le varie regole.

Il perimetro delle spese di trasferta

La legge disciplina in modo preciso le spese sostenute dal lavoratore al di fuori della sede di lavoro situata nel Comune in cui l’attività viene normalmente svolta. Solo in caso di vero spostamento territoriale, infatti, è possibile considerare detraibili le spese di vitto e alloggio. Il riferimento principale resta l’articolo 51 del TUIR, che identifica le situazioni in cui tali importi non concorrono a formare la retribuzione imponibile.

È rilevante, poi, la distinzione tra trasferte dentro o fuori dal Comune: in quelle interne non è ammessa, di norma, la deducibilità per i pasti e il pernottamento; in quelle esterne, invece, tali somme possono essere rimborsate senza entrare nel calcolo della tassazione del dipendente, purché siano connesse a un viaggio di lavoro effettivo.

Il nuovo obbligo di tracciabilità

Dal 1° gennaio 2025 entra in vigore l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento che consentano la rintracciabilità delle spese: ciò significa che contanti o rimborsi non documentati rischiano di essere considerati come parte della retribuzione e, quindi, tassati. Il presupposto è rendere evidente che i costi di trasferta siano effettivamente sostenuti per ragioni lavorative.

Se un’azienda o un professionista anticipano i pagamenti con una carta di credito (o bancomat) intestata alla società, non ci sono problemi. Allo stesso modo, anche se il dipendente utilizza una carta personale, ma esibisce ricevute e fatture riconducibili in modo trasparente all’esigenza di trasferta, la detrazione resta valida. L’importante è poter dimostrare che la spesa risulti coerente con il viaggio di lavoro e tracciata mediante movimenti bancari o simili.

Pagamenti effettuati con la carta di un soggetto diverso

Un punto cruciale è che la normativa non richiede necessariamente che la carta appartenga al datore di lavoro. Conta soltanto che la spesa sia pagata in modalità elettronica e che la documentazione certifichi l’effettiva destinazione professionale.

Se, ad esempio, un collaboratore acquista il biglietto del treno con la propria carta di credito, l’azienda potrà comunque rimborsarlo, rispettando l’obbligo di tracciabilità. L’eventuale importo anticipato non confluirà nella base imponibile del dipendente, sempre che emergano in modo chiaro la natura, l’ora e il luogo del viaggio.

Le differenze tra le tipologie di contratto

Il nuovo quadro legislativo non si limita ai lavoratori dipendenti, ma si estende a diverse forme di rapporto. L’articolo 51 del TUIR menziona i collaboratori coordinati e continuativi (co.co.co.) e altre categorie assimilate, che beneficeranno dello stesso sistema di esclusione dalla retribuzione, a patto di rispettare le regole di tracciabilità e di documentare con cura ogni spesa.

Tuttavia, è sempre indispensabile conservare fatture e scontrini e assicurarsi che i costi siano direttamente collegabili alle attività lavorative. Ogni omissione rischia di generare ricavi figurativi o compensi imponibili.

Cosa succede se la tracciabilità non è rispettata

Il mancato rispetto di questi vincoli può portare l’Amministrazione finanziaria a considerare i rimborsi come elementi reddituali, pertanto soggetti a tassazione e contribuzione previdenziale. In altre parole, se si pagano le spese di trasferta in contanti o senza ricevute adeguate, si rischia di trasformarle da costi aziendali a componenti di reddito del lavoratore.

È sempre consigliabile, dunque, ottenere i giustificativi (fatture nominative, ricevute con indicazione delle date, dei luoghi e delle finalità) e assicurarsi che i pagamenti siano stati effettuati con carte o bonifici.

Il meccanismo, secondo la normativa, vale sia per i costi di vitto e alloggio, sia per biglietti di mezzi pubblici, taxi, parcheggi, autostrade e altre spese connesse alla trasferta.

Esempio pratico

Immaginiamo un dipendente di una Srl che deve recarsi in un’altra città per una riunione. Al mattino si ferma a fare colazione in un bar pagando con la carta di debito personale. A pranzo, acquista un pasto in un ristorante e chiede regolare fattura a nome dell’azienda; la spesa viene saldata, in questo caso, con la carta aziendale fornita dal datore di lavoro. La cena, invece, è sostenuta sempre dal dipendente, ma paga con il bancomat e allega scontrino e ricevuta. Al rientro, l’ufficio amministrativo procede con il rimborso, aggregando tutti i documenti e dimostrando la finalità lavorativa. Tutti questi costi, purché nominativi e tracciabili, non vengono inclusi nella sua retribuzione imponibile.

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