Firma elettronica, quale tipologia scegliere in azienda

La firma elettronica non è solo un vantaggio in termini di processi in termini di processi più snelli e rapidi: per le imprese e i professionisti rappresenta una necessità strategica. Con l’introduzione di eIDAS 2.0 il quadro normativo europeo relativo ai servizi fiduciari si è evoluto ulteriormente, cambiando il modo in cui autenticità e sicurezza vengono percepite e garantite nei processi di gestione dei documenti digitali. Questo aggiornamento non solo rafforza la fiducia nelle transazioni online, ma inaugura una nuova era di interoperabilità e accessibilità.

Le aziende che adotteranno tempestivamente soluzioni digitali corredate da processi di firma elettronica saranno all’avanguardia, godendo di efficienza operativa, riduzione dei costi e dei tempi di gestione delle pratiche, validità legale della documentazione negli eventuali contenziosi, oltre che una maggiore protezione contro le frodi informatiche. La firma elettronica, quindi, è un’irrinunciabile leva di competitività. Sul mercato esistono molte soluzioni e si può facilmente far confusione sul servizio di cui si ha realmente bisogno: vediamo come scegliere quello più adatto alle proprie esigenze.

Firma elettronica: tipologie e differenze

La normativa vigente riconosce tre tipologie differenti di firma elettronica.

Prima fra queste è la firma elettronica semplice (FES), offre un livello di sicurezza basilare ed il suo utilizzo è limitato a determinati contesti in cui al firmatario viene richiesto di porre il consenso ai dati digitali presenti su un documento informatico o accettare termini e condizioni di un servizio online. Può essere generata con un semplice clic su un pulsante o attraverso la combinazione di credenziali username e password per il login ad un portale. Il suo utilizzo è limitato ad alcune tipologie documentali ed il valore probatorio di un documento sottoscritto con FES è liberamente valutabile in giudizio, seppur garantito dal Regolamento eIDAS.

La firma elettronica avanzata (FEA) invece è una tipologia di firma più robusta, perché prevede una serie di obblighi e di requisiti tecnico-normativi da parte del soggetto erogatore della firma che ne innalzano il livello di affidabilità, rendendola più sicura, garantendo il valore legale delle sottoscrizioni elettroniche. Tra questi requisiti, i più importanti sono la necessità di identificare in modo certo il firmatario e la riconducibilità univoca della firma al firmatario. La firma elettronica avanzata ha la stessa validità legale di una firma autografa su carta ed è utilizzabile in contesti di sottoscrizione elevata quali i contratti che richiedono la forma scritta, salvo alcune eccezioni – come i trasferimenti immobiliari.

Tra tutte le tipologie, la firma elettronica qualificata (FEQ) offre il livello di sicurezza maggiore. Per applicarla, è necessario che venga rilasciato un certificato di firma qualificato, collegato univocamente al firmatario, da parte di un Prestatore di Servizi Fiduciari qualificati, a garanzia dell’identità del firmatario e dell‘autenticità della firma. La FEQ può essere generata tramite dispositivi specifici, come una smart card, un token o in modalità automatica da remoto sugli HSM. Con il suo utilizzo, viene invertito di fatto l’onere della prova: in caso di disconoscimento del documento sottoscritto con FEQ, il firmatario deve dimostrare che la firma apposta su un documento non gli appartiene.

Questi aspetti sono contemplati dalla normativa: “In Italia le firme elettroniche sono disciplinate dal Regolamento Europeo n. 910/2014 eIDAS e da diverse norme nazionali, tra cui il Codice Civile e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – spiega Riccardo Zanardini, CTO di Able Tech -. Una soluzione di firma elettronica compliant alla normativa non solo è un utile strumento per il professionista o l’impresa che si trova a operare in vari Paesi membri dell’Unione europea, ma è anche garanzia di tutela legale e sicurezza del documento digitale. Non solo, infatti, si traspone in digitale l’azione di apporre la firma a mano su carta rendendo le attività più agili rispetto ai limiti spazio-temporali, ma si conferisce una maggior garanzia di integrità e autenticità nel lungo periodo, in quanto la sottoscrizione elettronica permette di associare dati elettronici a persone fisiche opportunatamente identificate, a vantaggio della protezione dei dati e delle transazioni degli utenti e dei fornitori”.

Quale firma scegliere in base alle esigenze

Può però venire il dubbio, considerando l’esistenza di tre tipologie di firma elettronica differenti, di quale faccia al caso proprio. Scegliere la tipologia di firma più adatta alla propria attività è un passo fondamentale per garantire sia la validità legale che la sicurezza dei documenti che si vuole far sottoscrivere.

Zanardini consiglia “di valutarne l’adozione partendo da due fattori, cioè quale tipologia di documento è oggetto della firma e quale rapporto si sta instaurando con il firmatario”. Per esempio, “ogni volta in cui viene richiesto il consenso del firmatario, come nel caso di una conferma d’ordine, un preventivo, un’informativa privacy, si può ricorrere alla firma elettronica semplice – spiega Zanardini -. Nei casi in cui è prevista la forma scritta della scrittura privata, come la firma di un contratto di assicurazione o commerciale, nell’ambito sanitario, bancario o di locazione inferiore ai nove anni, è richiesta almeno la firma elettronica avanzata. Per tutti i documenti che vanno oltre questi requisiti, ad esempio i contratti immobiliari o gli atti pubblici è necessaria la firma elettronica qualificata”. La normativa fornisce una guida chiara sulle tipologie di firma da utilizzare, in base al livello di sicurezza, integrità, immodificabilità e non ripudio richiesto.

Non solo: “Per tutelarsi, bisogna anche valutare quale rapporto si va a instaurare con il firmatario. Ad esempio, se alla firma di un ordine segue un pagamento tracciato, il rapporto si irrobustisce, in quanto oltre al valore legale della firma in caso di contenzioso si potrà produrre anche la prova del pagamento”.

I vantaggi pratici della firma elettronica

Rispetto alla firma cartacea, la firma elettronica offre un enorme vantaggio, spiega Zanardini: “La possibilità di svolgere da remoto i processi di firma rende queste soluzioni semplici e adatte in caso di uffici distribuiti sul territorio, smart working o firmatari in viaggio. Avere a disposizione un servizio che supporti tutte le diverse tipologie di firma, come quello offerto da Able Tech, permette di gestire in digitale qualsiasi processo approvativo, a copertura di ogni tipologia di documento”. “Il nostro servizio di firma elettronica – continua Zanardini – semplifica enormemente per il cliente la gestione dei vari livelli di firma. Sarà sufficiente che il cliente indichi chi è il firmatario e quale documento desidera venga firmato.”

La firma elettronica di Able tech: come funziona

Le soluzioni di firma elettronica di Able Tech sono erogate attraverso il portale web cloud BIX-SIGN. Tramite il portale, il cliente può chiedere di far sottoscrivere dei documenti a dei firmatari, creare una sessione di firma e predisporre il documento aggiungendo la posizione dei punti firma. “La nostra piattaforma contatta il firmatario, lo identifica (nel caso di un processo di FEA o FEQ) e gli sottopone il documento per l’apposizione della firma. Concluso il processo – sottolinea Zanardini -, il portale restituisce al cliente il documento firmato abbinato ad un Trace Log Audit, un rapporto dettagliato che ricostruisce tutto ciò che è avvenuto sulla piattaforma durante il processo. Questo rapporto contiene tutte le informazioni, tra cui data e orario dell’avvenuta firma, necessarie a dimostrare che proprio quel giorno, in quella data ora, quella persona ha firmato, rafforzando così la procedura in caso di contestazioni”.

“BIX-SIGN è accessibile anche alle persone con disabilità, in quanto è stata sviluppata nel rispetto degli standard AgID e di quelli internazionali, ed è conforme alla normativa WCAG 2.1 del W3C sull’accessibilità. C’è grande cura nel design look, che è personalizzabile con i colori aziendali dei clienti, un’impostazione che si può configurare in autonomia – sottolinea Zanardini -. Funziona da qualsiasi dispositivo, non richiede alcun tipo di installazione ed è altamente integrabile in qualsiasi piattaforma, come ERP o CRM, tramite Web API rest”.

Esempi pratici

Parlando di firma elettronica avanzata, per esempio, “gestiamo noi l’identificazione certa del firmatario: BIX-SIGN prima di fornire il documento da firmare procede a identificare la persona che deve svolgere il processo attraverso il servizio di digital onboarding BIX-IDE. Able Tech è service provider SPID/CIE, perciò il firmatario potrà identificarsi con le proprie credenziali SPID, CIE o ricorrere ad altri sistemi, tra cui l’intelligenza artificiale e la biometria, che estraggono i dati dai documenti e accertano la presenza dell’utente tramite fotografie e movimenti in camera. A quel punto, procediamo con l’invio del documento da firmare – racconta Zanardini -. Per quanto riguarda la firma elettronica qualificata, insieme all’identificazione del firmatario, entra in gioco la collaborazione con una certification authority consociata, che applica un certificato elettronico qualificato one shot, intestato univocamente al firmatario, valido solo per un singolo utilizzo e con una durata limitata nel tempo. Quindi il firmatario può essere anche occasionale e non è obbligato ad avere un suo certificato standard”.

È possibile poi integrare il workflow di firma elettronica con la soluzione di conservazione a norma di Able Tech, come previsto dalla normativa per i documenti digitali: “Able Tech offre il servizio di conservazione a norma IX-CE. Tramite connettore il cliente può procedere a versare il documento nel sistema di conservazione direttamente dopo la firma, oppure procedere in un secondo momento aggiungendo ulteriori metadati”, conclude il CTO.

Articolo realizzato in partnership con Able Tech